唯學網(wǎng)小編提醒：對涉外秘書職業(yè)資格考試感興趣的同學，記得這個考試要在原來秘書資格考試的基礎上加試一門英語。秘書資格考試大學本科可以直接報考四級涉外秘書，你可以再網(wǎng)上找到你所在市的職業(yè)技能鑒定中心的網(wǎng)站，上面都有聯(lián)系電話，你可以打電話咨詢一下。

一、簡述溝通的過程。

二、如何克服人際溝通障礙?

三、如何進行溝通形式的選擇?

四、“內部傳遞”的特征以及優(yōu)點與缺點?

五、如何克服組織溝通障礙?

參考答案

一、1、發(fā)送者有某種意圖

2、發(fā)送者將意圖編碼成信息

3、信息在渠道中傳遞

4、接收者對信息進行解碼

5、反饋

二、1、認識到溝通過程并不是完美無缺的。

如果能夠認識到整個溝通過程是敏感而易中斷的，那么溝通就已經(jīng)成功了一半。

2、改編信息以適應信息接收者的需要。

成功的溝通者重視接收者所處的環(huán)境和他們的個人判斷標準。

3、提高語言表達能力和傾聽能力

成功的溝通不僅包括將自己的意思準確表達出來，而且包括進行傾聽這一重要內容。

4、消除成見

成功的溝通者會不斷的檢查自己的基本判斷。在信息編碼的過程中，溝通者越注意細微之處、越對自己的立場有一個明確的認識，溝通者的溝通也就越容易取得成功。

5、籌劃反饋

效率高的溝通者會為有效的反饋創(chuàng)造良好的環(huán)境。在口頭溝通中，傳送者會問一些諸如“你明白嗎”和“你有我的電話號碼嗎”或者“請在我的信上寫下你的意見并封入信封郵給我”。

三、為了選擇最佳的溝通形式，你應該回答如下問題：

1、這條信息需要書面記錄嗎?如果需要，在辦公室之間傳遞信息就使用電子郵件或備忘錄;與客戶或公司外其他人溝通就使用書信。如包括較多數(shù)據(jù)，協(xié)議與報告。

2、是否需要立即反饋或者多方的參與?當需要對方立即反饋時，電話、電子郵件或者個人拜訪是最快捷的。對于向多人傳遞信息，集體會議和討論會是最佳方式。而且，這些形式同時適合于運用“頭腦風暴”和在集體討論的基礎上達成一致意見。

3、這條信息是否需要精心組織和提供說明文件?包含復雜數(shù)據(jù)或程序的信息要使用較長的備忘錄或報告，并附有一些生動的輔助材料。

4、對信息傳遞速度有何要求?緊急信息通常需要口頭傳達，一般信息可以使用備忘錄或者書信。

5、溝通對象是多還是少，是遠還是近?

6、溝通對象是否容易接受信息?

7、是否需要表露同情、友善或者其他的一些感情?面對面的交談在傳遞積極和消極信息時，能讓溝通者表達出豐富的情感來。在傳達壞消息時，如批評和解聘員工，許多經(jīng)理認為應在私下進行。而當表揚和鼓勵時，書面信息更周全一些。

8、這條信息需要采取非常正式的形式嗎?

一些文件、如建議、合同、章程等，正式一些能夠增加它的可信度。處罰事實調查結果和申訴處理通常需要采取正式文件的形式，而且，一些常規(guī)信息，如信貸或者通知訂貨的信息，采用親自書寫的正式書信而不是不太正式的明信片或通用書信更加有效。

四、特征

① 不可預測性(unpredictability)

② 跨層滲透(cross-level involvement)

③ 積極分子的影響(thrived by “messenger”)

④ 成員挑選嚴格 (highly selective )

⑤迅捷性(speediness)

優(yōu)點與缺點

優(yōu)點：溝通形式不拘，直接明了。速度快，容易及時了解到正式溝通難以提供的“內幕新聞”。

缺點：溝通信息難以控制，傳遞的信息不確切，容易失真，而且，他可能導致小集團、小圈子，影響組織的凝聚力和人心穩(wěn)定。

五、1、鼓勵形成內部合作與反饋的公開環(huán)境

組織內部氛圍對溝通具有重大影響。

2、減少管理層次

今天的工商企業(yè)，推行流水化作業(yè)、減少不必要的管理層次，也縮短了溝通鏈。

3、增進平行溝通

平行溝通使員工之間建立起連接的紐帶，提高士氣、減少人事變動，并且由于信息的交換而使公司得益。

4、建立謠言控制中心

在美國各行業(yè)中，每天都至少有3300萬條謠言在流傳。許多公司使用電話或者語言郵件謠言控制系統(tǒng)來對付失實的和有害的謠言，員工可以向謠言控制中心詢問有關的謠言情況。

5、通過正式渠道提供大量信息

大多數(shù)員工更愿意通過正式渠道而不是小道傳播來獲得公司的信息。員工從會議、簡訊和公告獲得公司信息，管理者使用電子郵件、錄像和衛(wèi)星聯(lián)播傳遞公司信息。

唯學網(wǎng)是一個大型的教育考試培訓平臺，更多秘書資格考試報名，秘書資格準考證和成績查詢等相關考試信息請關注唯學網(wǎng)學歷職業(yè)資格欄目秘書資格培訓頻道，小編希望考生在選擇專業(yè)的時候要關注到秘書行業(yè)領域的現(xiàn)狀，以及對口選擇與自己能力符合的專業(yè)。小編在此預祝每一位參加秘書資格考試的考生都能夠順利通過，早日實現(xiàn)自己的夢想。